30. Hoe maak je de beste planning?

27 jan 2021 | Groei, Ondernemen

hoe maak je de beste planning?

In deze aflevering neem ik je mee hoe je het beste een planning kan maken die het beste bij jouw manier van werken past. Ik laat mijn eigen planning zien en vertel waar je allemaal rekening mee moet houden. Te vaak maken we planningen op basis van hoe we volgens de maatschappij moeten werken, maar dit kan anders! Hoe? Dat hoor je in deze aflevering!

Waarom deze aflevering

Ik heb best vaak het verzoek gekregen om over dit onderwerp een podcast aflevering op te nemen. Het is een onderwerp waar ik veel vanaf weet omdat ik vanuit mijn werk in de evenementen jarenlang plannen heb moeten maken. Daarnaast is reizen natuurlijk ook vooral goed plannen. Ook is het plannen een groot onderdeel van mijn leven vanwege de vermoeidheidsklachten waar ik jarenlang last van heb gehad.

Mijn eigen systeem

In de afgelopen jaren heb ik een eigen systeem gemaakt om een goede planning te maken. Ik heb jarenlang gezocht en dingen geprobeerd en nu ben ik tot dit systeem gekomen.

De basis zit in dat ik werk met thema dagen.

Themadagen

Elke dag heeft een hoofdfocus, het betekent niet dat alle werkzaamheden van die dag bij dat thema horen, maar het is de richtlijn waarmee ik inplan.

De huidige thema dagen die ik momenteel heb zijn:

  • cursus
  • klanten
  • promo / content
  • klanten
  • CEO dag

Ik raad mijn klanten altijd aan om een verdeling te maken in groei dagen en geld dagen. Op welke dagen die je activiteiten die helpen bij het groeien van je business en op welke dagen ga je het geld verdienen? Onder geld dagen versta ik klant contact, maar ook activiteiten waardoor ik meer geld kan gaan verdienen. Voor mij valt affiliate marketing, email marketing en sales echt onder geld dagen.

Hoeveel vrije tijd wil je hebben?

Nadat ik mijn vaste afspraken en thema dagen in de planning heb gezet, ga ik kijken naar welke uren ik echt vrij wil zijn. Ik geniet er heel erg van om in de middag een wandeling te maken. Daarom blok ik elke maandag, woensdag en vrijdagmiddag om te gaan wandelen. Deze blokken staan in mijn agenda voordat ik mijn planning maak, daarom weet ik zeker dat ik me er aan ga houden.

Concreet kijk ik dus naar welke uren ik vrij wil zijn en wat ik wil werken. Ik noteer per dag hoeveel uur ik wil werken en plan ontspanning tijd in.

Vaste werkzaamheden

Er zijn ook altijd een aantal blokken die ik standaard inplan. Zoals mijn buffer, podcast en CEO blok.

Onder een buffer blok valt voor mij alle taken die niet urgent zijn, maar wel gedaan moeten worden. Voor mij is dit ook mijn email. In mijn email handtekening heb ik staan dat ik elke dinsdag en donderdag op mijn mail antwoord, dat komt overeen met op welke dagen ik een buffer blok in mijn agenda inplan. Als er een kleine taak in mijn hoofd opkomt, noteer ik deze op mijn buffer lijst. Elke week is dat dezelfde lijst en streep ik daar dingen op af. Voor mij werkt het goed dat deze lijst digitaal is, zodat al het afgestreepte ook verdwijnt.

Elke week neem ik een podcast op en maak ik de shownotes voor de podcast, dit wat je leest dus. Daarvoor moet ik elke week tijd in mijn agenda inplannen. Dit staat altijd op dinsdag op de planning.

Daarnaast heb ik een CEO blok, het is voor mij een themadag en een blok. Op de CEO dag neem ik alle beslissingen die ik als werker mag gaan uitvoeren. Als ik daar als werker het niet mee eens ben, dan mag ik daar op vrijdag met mijn CEO over gaan praten. Ik heb zelf allebei de petten op, dus dan mag ik op vrijdag met mijzelf in gesprek. Tijdens mijn CEO blok neem ik beslissingen, doe ik mijn boekhouding en focus ik op mijn grotere plannen.

De planning maken

Ik krijg de beste planning, wanneer ik eerst al bovengenoemde taken inplan en daarna pas de daadwerkelijke plannen van de week. Om concreet aan mijn doelen te gaan werken, moet ik natuurlijk wel weten wat mijn doelen zijn. Ik pak dus altijd mijn kwartaal en vervolgens maand doelen erbij. Vanuit die doelen, vorm ik 3 weekdoelen. Per weekdoel kijk ik hoeveel uur ik daar aan kwijt ben en hoeveel focus blokken ik daarvoor moet maken.

Een focus blok duurt bij mij maximaal 2 uur. Dat is namelijk ook precies hoelang mijn focus werkt. Daarna merk ik dat ik sneller afgeleid wordt en dat willen we niet hebben.

Mijn planning

Te grote doelen

Waar ik het vaak mis zie gaan, is dat mensen te grote doelen maken of juist geen grote doelen hebben. Er wordt vaak gezegd dat extreem grote doelen je in beweging kunnen krijgen, maar dat werkt niet voor iedereen zo. Voor mij zijn grote doelen iets te beklemmend, ik wil ze dus juist iets concreter en kleiner maken.

Wanneer je doel te klein is, werkt het weer niet motiverend en kan je je drive kwijt raken.

Er komen zo vaak klanten bij mij, dat ze halverwege tussen de sessies hun focus kwijt zijn. Ze weten dan niet meer waarvoor ze het allemaal doen. Vaak merk ik dan dat alle grote dingen dan klaar zijn en er nog kleine taken liggen. Dan mag je weer verder gaan kijken naar de volgende grote doelen.

“Zorg dat je je eigen system hebt, zodat je altijd alles kan terug vinden.”

Wat doe je als je de focus kwijt raakt?

Als je vast loopt, maak je een lijst met alles wat er in je op komt. Alle taken waarvan je denkt dat je het moet doen, schrijf je op. Schrijf echt alles op. Dit noem ik de braindump lijst. Hieronder laat ik zien hoe mijn lijst eruit ziet.

Vervolgens ga je er achter schrijven hoeveel tijd het kost om het uit te voeren. Noteer ook voor welk project het is. Je kan hier ook een prioriteit aan verbinden. Is er een deadline? Plan hem dan meteen in.

Je kunt ook nog kijken naar welke taken je energie van krijgt en waar je geen energie van krijgt. Geef dat aan met een plusje of een minnetje. Wanneer je weet hoeveel energie het je kost of geeft, kan je daar rekening mee houden in je planning.

In het onderstaande voorbeeld heb ik aangegeven waar ik energie van krijg. Niet hoeveel energie het kost. Dat is zeker een verschil, hou daar dus voor jezelf rekening mee, hoe je het noteert.

Voorbeeld van mijn braindump lijst in Notion
Voorbeeld van mijn braindump lijst in Notion

Zorg vooral dat je een eigen systeem hebt wat voor je werkt. Dat je altijd weet waar je wat kan terug vinden. Ik werk met verschillende systemen in Asana, Trello en Notion.

Werken volgens je energie

Door in je braindump lijst alles te gaan indelen, krijg je veel meer inzicht in hoe je week eruit zou moeten zien. Je ziet per taak wat je wel of niet leuk vind om te doen en kan daar dus je planning op maken.

Ik werk bijvoorbeeld het beste in de ochtend. Dan heb ik net mijn ochtendroutine gedaan en heb ik veel energie en focus voor de rest van de dag. In de ochtend plan ik dus ook de taken die mij energie kosten, zodat ik daarin alles kan geven. Dingen die mijn geen energie kosten kan ik het best aan het einde van mijn werkdag doen. Het maken van de shownotes van de podcast, kosten me geen energie, die brengen me energie. Die activiteit plan ik dan ook altijd aan het einde van mijn werkdag.

In welke volgorde maak ik dan de planning?

  • prioriteit
  • energie
  • vrije tijd

Je moet echt voor jezelf gaan kijken wat het beste helpt. Werk je goed in de ochtend of beter in de middag? Hoeveel energie heb je na de lunch? Plan je je lunch ook in? Dat zijn allemaal aspecten waar je rekening mee kunt houden.

Beginnen!

Je planning kan nog zo mooi zijn, je hebt er niks mee als je niet in actie komt. Dus ga ermee beginnen, ga je planning uitvoeren.

Nothing will work, unless you do.

Maya Angelou

Lange to do lijsten

Iets wat mij enorm kan demotiveren, is een te lange to do lijst. Ik zorg dat ik maximaal 5 punten op mijn lijst heb staan, waarvan er maar 3 werk gerelateerd zijn. Ook werk ik met een to do lijst op een whiteboard, zodat ik daadwerkelijk kan afstrepen. Hoe leger het bord, hoe meer ik gedaan heb. Dat werkt voor mij motiverend. Jennie van Jennie from the blog had hier een keer een betere naam voor dan to do list. Helaas kan ik deze naam niet meer terug vinden.

“Voor mij is de pomodoro techniek echt een gamechanger geweest.”

Pomodoro techniek

Ik werk ook volgens de pomodoro techniek, op deze manier krijg ik het beste mijn planning rond. Met de pomodoro techniek werk je in blokken van 25 minuten. In die 25 minuten werk je echt full focus aan een taak, je laat je nergens door afleiden. Na een blokje heb je 5 minuten pauze. In die 5 minuten is het wel de bedoeling dat je achter de computer vandaan gaat. Tijdens deze pauze minuten doe ik vaak even een kort huishoudelijk taakje. Ik heb opeens heel veel planten gestekt of verpot in de afgelopen weken. Daarna ga je weer verder met een werkblok van 25 minuten. Daarna neem je 10 minuten pauze.

Ik werk uiteindelijk 4 pomodoro blokken in één focus blok van 2 uur. Daarna hou ik iets langer pauze en ga ik lunchen. Vervolgens probeer ik nog 2 pomodoro blokjes te werken, maar meestal is dat dan een afspraak.

Hoe ga jij volgende week plannen?

Dit was precies hoe ik mijn week planningen maak. Ik hoop dat je het een interessante manier vond. Laat vooral weten wat je er aan gehad hebt of welke tips jij iemand zou geven!